Byrjun
Fyrstu skref í Spjallbox
Frá því að aðgangurinn er stofnaður þar til fyrsta málið er leyst — svona kemurðu teyminu í gang á einum degi, í fimm einföldum skrefum.
Lestrartími · 6 mín lestur
Spjallbox safnar tölvupósti, netspjalli, samfélagsmiðlum og eyðublöðum í eitt sameiginlegt innhólf og gervigreindin hjálpar teyminu að svara hraðar. Hér ferðu í gegnum þá röð sem við mælum með þegar kerfið er sett upp.
1. Stofnaðu vinnusvæðið
Þegar þú stofnar aðgang verður sjálfkrafa til nýtt fyrirtæki í Spjallbox og þú verður eigandi þess. Við fyrstu innskráningu ferðu beint í innhólfið — það er tómt til að byrja með, sem er eðlilegt.
Hvar finn ég stillingarnar?
Allar helstu stillingar fyrirtækisins eru undir Stillingar (fyrir stjórnendur). Þar eru sérstakir flipar fyrir tölvupóst, spjallglugga, sjálfvirkni, samþættingar, þróun og merki.
2. Bjóddu teyminu með
- 1
Farðu í Teymi
Á stjórnborðinu finnurðu Teymi í valmyndinni — þar sérðu alla teymismeðlimi og stöðu þeirra.
- 2
Bjóddu samstarfsfólki með netfangi
Veldu hlutverk um leið: stjórnandi (admin), fulltrúi (agent) eða áhorfandi (viewer). Boðið er sent í tölvupósti með hlekk til að velja lykilorð.
- 3
Skiptu í teymi ef þörf er á
Ef fleiri en ein deild svarar erindum (t.d. sala og þjónusta) er hægt að stofna aðskilin teymi og beina erindum sjálfkrafa á rétt teymi síðar með reglum.
Hlutverk í hnotskurn
Eigandi (owner) hefur fullan aðgang og er sá eini sem getur veitt öðrum eigandahlutverk. Stjórnandi (admin) hefur aðgang að öllum stillingum og reikningum. Fulltrúi (agent) svarar málum en hefur ekki aðgang að stillingum fyrirtækisins. Áhorfandi (viewer) getur skoðað mál en ekki svarað eða framkvæmt aðgerðir.
3. Tengdu að minnsta kosti eina rás
Erindi geta borist eftir mörgum leiðum, en flest fyrirtæki byrja á einni eða tveimur. Veldu þær sem eiga best við ykkur — ítarlegar leiðbeiningar eru á sér síðum:
Spjallgluggi á vefnum
Ein lína af kóða á vefsíðuna þína — sjá „Spjallglugginn á vefnum“.
Tölvupóstur
Skráðu netfang á Spjallbox-léninu á nokkrum sekúndum — sjá „Tölvupóstur og pósthólf“.
Samfélagsmiðlar
WhatsApp, Instagram, Messenger eða Slack — sjá „Samfélagsmiðlar og Slack“.
4. Fylltu þekkingargrunninn (mjög mælt með)
Áður en gervigreindin getur skrifað góð svardrög þarf hún heimildir. Farðu í Þekkingargrunninn og skrifaðu nokkrar greinar um algengustu spurningarnar ykkar — afhendingartíma, skilarétt, verð og opnunartíma. Það tekur 20–30 mínútur og skilar sér strax í betri svörum.
5. Svaraðu fyrsta málinu
- 1
Sendu prufuerindi
Sendu prufupóst eða prufuskilaboð í gegnum rásina sem þú tengdir til að sjá hvernig erindið birtist í innhólfinu.
- 2
Skoðaðu svardrögin
Ef gervigreindin er virk birtist svardrag um leið og erindið berst — með tilvísun í heimildir úr þekkingargrunninum.
- 3
Lagaðu og samþykktu
Breyttu orðalaginu ef þarf og smelltu á „Samþykkja og senda“. Ekkert fer út án þinnar staðfestingar nema þú kveikir á sjálfvirkum svörum.
Smelltu á spurningarmerkið efst í kerfinu hvenær sem er til að sjá flýtilykla og stuttar leiðbeiningar án þess að fara af síðunni sem þú ert á.
Gátlisti fyrir ræsingu
- Teymið er boðið inn og hefur rétt hlutverk
- Að minnsta kosti ein rás er tengd (spjallgluggi, tölvupóstur eða samfélagsmiðill)
- Nokkrar greinar eru komnar í þekkingargrunninn
- Merki fyrirtækisins (lógó og litur) er komið inn í tölvupóstsniðmátið
- Vinnutímar og sjálfvirk svör utan opnunartíma eru stillt í spjallglugganum
- Sjálfvirk úthlutun eða leiðreglur eru virkjaðar ef teymismeðlimir eru fleiri en tveir
Þarf ég að tengja allar rásir strax?+
Nei. Flest fyrirtæki byrja með spjallglugga eða tölvupóst og bæta síðan við samfélagsmiðlum og samþættingum eftir þörfum.
Sér gervigreindin um allt sjálf?+
Nei nema þú kveikir sérstaklega á sjálfvirkum svörum. Sjálfgefið útbýr hún drög sem fulltrúi les yfir og samþykkir áður en þau eru send.
Get ég breytt hlutverki einhvers seinna?+
Já — farðu í Teymi, veldu viðkomandi og breyttu hlutverkinu hvenær sem er.